Ufficio ordini e back-office con AI: i documenti entrano nel gestionale da soli
Il back-office AI di PrivantAI è un agente che fa il lavoro amministrativo ripetitivo: legge gli ordini che arrivano via email e PDF e li inserisce nel gestionale, abbina le fatture fornitori agli ordini di acquisto e prepara le registrazioni, controlla che i documenti siano completi, compila i moduli ricorrenti. Una persona della vostra azienda approva solo i casi in coda.
Per chi è
Aziende manifatturiere e distributori tra 30 e 250 dipendenti con un ufficio ordini o amministrativo che riceve documenti in formati diversi da clienti e fornitori. Aziende dove un'assunzione in amministrazione non è giustificata ma il lavoro arretrato si accumula.
Cosa fa
Inserimento ordini da email, PDF, Excel e portali clienti, con conferma d'ordine inviata al cliente.
Riconciliazione fatture fornitori con ordini e DDT, con segnalazione delle differenze.
Preparazione delle registrazioni contabili da approvare.
Raccolta e verifica dei documenti di fornitori e clienti (visure, DURC, certificazioni) con solleciti automatici.
Aggiornamento anagrafiche e listini nel gestionale.
Riepilogo settimanale di cosa è stato fatto e cosa è rimasto in coda.
Il perimetro
L'agente prepara e inserisce; le azioni con effetto legale o economico diretto (invio all'SdI, pagamenti, comunicazioni ufficiali) restano a una persona con un click di approvazione. Il perimetro esatto è scritto nel contratto.
Come funziona la partenza
- 01
Raccogliamo 50-100 documenti storici reali e costruiamo i casi di prova.
- 02
Integriamo il gestionale.
- 03
Lavoriamo due settimane in modalità silenziosa e misuriamo l'accuratezza.
- 04
L'agente entra in produzione sulle tipologie approvate. Ogni azione resta nel registro.
Da dove si parte
Il Check-Up dice da dove conviene cominciare; il Pilota mette il primo servizio in produzione con un numero nel contratto.
Cosa ottenete
Ordini registrati entro 30 minuti dall'arrivo invece che a fine giornata.
Zero ritrascrizione manuale.
Errori di inserimento ridotti e tracciabili.
Personale amministrativo liberato per controllo, fornitori e clienti.
Un numero nel contratto
Percentuale di documenti gestiti senza intervento e tempo di registrazione.
Si misura prima e dopo, e sta scritto nel contratto.
Dati protetti
Lavora dietro l'AI Security Gateway
Dati di clienti, fornitori e dipendenti mascherati dal Gateway. Elaborazione in Europa, registro immutabile, accordo sul trattamento dei dati firmato.
Integrazioni. TeamSystem, Zucchetti, SAP Business One, Microsoft Dynamics, Odoo, Danea e gestionali con API o import strutturato. Le integrazioni già pronte riducono il setup a due settimane.
Caso reale
- Il problema
- Documenti di qualità e ordini ritrascritti a mano da un ufficio già pieno.
- Alimentare
- Gruppo industriale food, AI sicura sui dati riservati
- Tempo di redazione documenti
- −40%
I nomi dei clienti sono protetti da NDA. Referenze contattabili su richiesta dopo prima call.
Prezzo
da 1.200 €/mese
Setup una tantum, poi canone per processo. Ogni processo aggiuntivo sullo stesso gestionale ha un canone ridotto.
Prezzi IVA esclusa. Canoni sempre espressi in €/mese.
Domande frequenti
Sostituisce un impiegato?
No, toglie all'ufficio il lavoro di ritrascrizione e controllo formale. Le persone restano sulle decisioni, sui fornitori e sui clienti.
Cosa succede con un documento strano o incompleto?
Va in coda con la spiegazione del dubbio. La persona di riferimento lo gestisce in pochi secondi, e il caso entra nei test.
Quanto tempo serve per partire?
Da due a sei settimane a seconda del gestionale e della varietà dei documenti.
Ci sono obblighi normativi?
Il personale che lavora con l'agente va formato (lo facciamo noi nel setup) e i dati vanno trattati secondo il GDPR (il Gateway e l'accordo sul trattamento coprono questo).
Gli altri servizi gestiti.
Stesso perimetro, stesso Gateway, stessa regola: un numero nel contratto.